Rapat persiapan pembentukan organisasi mahasiswa di tingkat PRODI Administrasi Perkantoran masih terus berlanjut guna mempersiapkan acara sidang dengan maksimal, hasil rapat pantia persiapan yg di laksanakan pada tanggal 30 Oktober 2021, yang bertempat di Gedung Konferensi menghasilkan kesepakatan sebagai berikut :
- Pelaksanaan sidang yg akan di laksanakan pada tanggal 6 – 7 November 2021.
- Registrasi tamu undangan di mulai dari pukul 07.00 WIB. Dan yang bertugas dalam pemegangan buku data anggota rapat ini diserahkan kepada sudari Rina (2021).
- Mc dalam sidang di bawakan oleh sudari Tiara Valentia Dewi Aswan (2019) dan saudari Fhara Syakila Nurhuda (2019).
- Pembawa lagu Indonesia Raya yaitu saudari Siti (2020).
- Untuk surat menyurat akan menyusul, dan surat yg dibutuhkan itu ada 4 surat yang meliputi: surat pemberitahuan kepada Wadek 3, surat permohonan izin acara kepada Wadek 1, surat peminjaman gedung, dan surat undangan untuk setiap UKM.
- Masalah logo surat belum ada informasi lebih lanjutnya.
- Perlengkapan masih bermasalah di sound sistem.
- Untuk kelancaran penyelengaraan sidang, maka diwajibkan untuk setiap anggota UKM untuk mengumpulkan uang sebesar Rp. 5000/orang. Dan yg bertugas dalam memberikan informasi tentang pengumpulan dana ini setiap UKM itu berbeda orang seperti HIMADIAN diwakilkan oleh saudara Darwis. STADIAN diwakilkan oleh saudari Yulis Apriliani, OEC oleh saudari Hizkia, dan Perkantoran diwakilkan oleh saudari Siti.
- Konsumsi untuk acara sidang, Minum : Aqua gelas dibutuhkan 2 kotak, Snek : kroket, risol, dan cake, untuk jumlahnya belum pasti. Konsumsi untuk panitia nanti sesuai baget yang tersisa.
Penentuan Kandidat setiap UKM
- Untuk HIMADIAN ditetapkan bahwa 2 orang kandidat perwakilan perangkatan yaitu angkatan 2019 dan angkatan 2020
- Untuk STADIAN, OEC, & PERKANTORAN ditetapkan bahwa 1 orang kandidat perwakilan perangkatan yaitu angkatan 2019 dan angkatan 2020.
- Tenggat waktu dalam menyerahkan nama kandidat yang bersedia mewakilkan angkatannya pada tanggal 6 November 2021, dan tenggat dalam menyerahkan visi dan misi ke panitia pada tanggal 9 November 2021.
- Untuk pemungutan suara disetiap UKM dilaksanakan pada Sabtu, 13 November 2021, dan tenggat waktu yang ditetapkan oleh panitia mulai dari pukul 09.00 – 14.00 WIB.